Etický kodex AIA
(přijatý 17. března 2011, aktualizovaný 13. června 2018)
IČ: 75031507, sídlo: Purkyňova 74/2, 110 00 Praha 1, registrace: Magistrát hlavního města Prahy, registr zájmových sdružení právnických osob,
Při vědomí důležité společenské role se firmy sdružené v Asociaci inkasních agentur zavazují dodržovat následující pravidla
I. Všechny státní a místní zákony a nařízení budou přísně dodržovány.
II. Osobní nedotknutelnost dlužníka bude respektována za každých podmínek.
III. Obchod bude veden cestou rozvíjející a podporující respekt a důvěru v činnost inkasních agentur.
IV. Všechny získané informace budou předmětem ochrany dat .
V. Případy ve správě inkasních agentur budou spravovány rychle, výkonně a profesionálně.
1. Z pohledu Etického kodexu je přípustné, vhodné a žádoucí:
- Zdůrazňovat odpovědnost dlužníka za vznik nesplácené pohledávky, která je vždy větší, než případná spoluzodpovědnost věřitele (například z nepřesného posouzení bonity dlužníka věřitelem)
- Upozornit dlužníka na hrozící nebezpečí formou oznámení o možnosti zahájení soudního řízení a s tím souvisejícím nárůstem nákladů za soud či exekuci
- Upozornit dlužníka na riziko poškození jeho dobrého jména kvůli špatné platební morálce
- Inkasovat od dlužníka přiměřené náklady věřitele nebo inkasní agentury, neboť jeho platební nevůlí či neschopností vznikla na straně věřitele prokazatelná škoda z prodlení
- individuální či automatizované volání (call-centra) mimo pracovní dobu (max. do 22:00 hod. večerní)
- automatizované zasílání SMS zpráv či připomínek, využití všech dalších komunikačních nástrojů
- osobní návštěvy dlužníků včetně přímého inkasa dlužných částek, samozřejmě vždy proti dokladu o zaplacení
- provádění terénních inspekcí a osobních návštěv v sídle či bydlišti dlužníka
- dotazování u zaměstnavatelů nebo sousedů v aktuálním bydlišti dlužníka za předpokladu zachování mlčenlivosti o důvěrných informacích
- pokud je inkasní agentura sama věřitelem (například po odkupu pohledávek), vyměňovat údaje o takových dlužnících v rámci registrů dlužníků
- pokud je dlužník právnickou osobou, sdělovat třetím stranám (a to i za úplatu), že je dlužníkem, pokud tím nebudou porušeny platné zákony a nařízení
2. Z pohledu Etického kodexu je nepřípustné:
- dlužníka jakkoliv osobně ponižovat
- vydávat se za exekutory, advokáty, konkurzní správce, notáře, policii nebo jiné osoby s činností jasně vymezenou zákonem nebo takový dojem vyvolávat nebo podporovat
- vstupovat do domu nebo bytu domnělých nebo skutečných dlužníků bez jejich souhlasu či dokonce přes jejich odpor
- domáhat se osobního jednání s dlužníky v době nočního klidu.
- informovat spolupracovníky, sousedy či další třetí osoby, které s dluhem nemají nic společného či k jednání nebyli zmocněni jak o existenci dluhu, tak o jeho podrobnostech
- pokud je dlužník fyzickou osobou, zveřejňovat údaje o dlužníkovi či poskytovat jakékoliv další detaily týkající se dluhu třetím osobám, vylepovat či jinak oznamovat fakt, že dotyčná osoba je dlužníkem
- pokud je dlužník právnickou osobou, zveřejňovat údaje o dlužníkovi či dluhu mimo místa k tomu určená. Místa určená jsou zejména odborné databáze, webové stránky inkasní agentury a inzerce v médiích
- po úhradě částky komunikované dlužníkovi jako dluh dodatečně vymáhat další příslušenství pokud jeho výpočet (například v závislosti na datu úhrady dlužníkem) není vymezen v komunikaci k dlužníkovi. Například je nepřípustné vymáhat úroky z prodlení poté, co byl dlužník upomínán pouze o výši jistiny dluhu
- pokud bude dluh věřitelem zveřejněn v registru dlužníků do kterého nemá inkasní agentura přístup, vytvářet dojem, že sama inkasní agentura zajistí zveřejnění dluhu
- pokud bude v dalším kroku pohledávka řešena soudní cestou žalobou věřitele nebo právní kanceláře, vytvářet dojem, že sama inkasní agentura zažaluje dluh či vykoná exekuci
- uzavírat jakékoliv kartelové či podobné dohody napříč trhem
- nepodloženě pomlouvat konkurenční inkasní agentury
- jakékoli korupční jednání
- neúměrně zdržovat či uměle protahovat mimosoudní řízení
- fakturovat věřiteli náklady nebo odměnu inkasní agentury pokud na takovou možnost nebyl předem zřetelně upozorněn a částku nelze jednoznačně vypočíst ze smlouvy
- v komunikaci s dlužníkem záměrně uvádět lživé informace
3. Z pohledu Etického kodexu inkasní agentura musí:
- nést plnou zodpovědnost za znalost a dodržování všech zákonů, nařízení a vyhlášek souvisejících s její činností
- plnit zákonnou informační povinnost zveřejněním účetních výkazů do 1 roku od konce příslušného účetního období
- vést průhledné a pravdivé účetnictví
- dbát na své dobré obchodní jméno a vlastní pověst, hájit zájmy klientů a věřitelů a v konkurenčním prostředí a v cenové politice zachovávat principy fair play
- vést oddělené bankovní účty pro inkaso pohledávek svých klientů
- prostředky inkasované na bankovní účty agentury bez zbytečného prodlení vyúčtovat a převést věřiteli, pokud tato agenda není smluvně ošetřena jinak
- v komunikaci s dlužníkem zřetelně oddělovat úkony, které provede sama a úkony, které doporučí nebo se domnívá, že provede věřitel nebo jiná třetí osoba
- pokud realizuje výměnu dat o dlužnících, provádět ji vždy v souladu se zákonem na ochranu osobních údajů
- vyvíjet maximální snahu o co nejrychlejší řešení pohledávek klientů
- na žádost klienta poskytnout informace o vykonaných inkasních úkonech
- jednoznačně smluvně definovat cenu za své služby pro klienta.
- dbát na řádné proškolení zaměstnanců a snažit se maximálně podporovat své klienty a věřitele
- nést plnou zodpovědnost za chování svých zaměstnanců v otázkách upravených Etickým kodexem a rovněž spoluzodpovědnost za naplňování Etického kodexu jejími subdodavateli a společnostmi v rámci skupiny ekonomicky propojených osob působící na území ČR
- bezodkladně informovat věřitele, pokud dlužník věrohodně zpochybní existenci nebo výši dluhu, a přiměřeně upravit inkasní kroky.
- zohlednit ve svém postupu informace poskytnuté dlužníkem nejpozději do 10. pracovního dne po jejich doručení inkasní agentuře
- ve smluvním vztahu s věřitelem jednoznačně rozlišit, kdo je majitelem pohledávky (zda jde tedy o mandátní správu nebo odkup pohledávky)
- jasně komunikovat dlužníkovi, kdo je věřitelem.
- ve své komunikaci s dlužníkem formou dopisů a e-mailů, jasně oddělovat nároky věřitele a nároky inkasní agentury.