Asociace inkasních agentur

Doporučený postup výběru externí inkasní agentury

Tato doporučení vznikla shromážděním podnětů od členů AIA s cílem upozornit na převažující nevyhovující praxi při výběru externích inkasních agentur, kdy se řada věřitelů z neznalosti poškozuje. Cílem je upozornit věřitele na úskalí při výběru externí inkasní agentury a nabídnout jim návod, jak sladit své skutečné potřeby s nastavením výběrových kritérií.

Složitost výběru externí inkasní agentury:

• Výběr výhradně podle ceny – minimalizace odměny inkasní agentuře vede k minimalizaci inkasních postupů a tím i snížení kvality služeb a vymožených částek.

• Výběr podle celkové návratnosti – příliš vysoké cíle kladené na návratnost pohledávek mohou vyústit v nelegální metody nátlaku na dlužníky, které možná krátkodobě zajistí vyšší návratnost, než legální a etické, avšak dlouhodobě věřitele poškodí.

• Nelze jen formálně vyžadovat legalitu postupů – je široká škála nepostihovaných nebo právně nejednoznačných postupů vůči dlužníkům, u kterých je třeba zvážit snížení návratnosti oproti reputačnímu riziku. Věřitel si musí být vědom spoluodpovědnosti za případné nezákonné jednání inkasní agentury, která pro něj pracuje.

Krok 1 – definice požadavků na inkasní postupy

• Pokud máte hluboké znalosti inkasních postupů a souvisejícího právního prostředí, předem detailně vymezte inkasní úkony a jejich frekvenci pro jednotlivé segmenty vašich dlužníků, včetně požadavků na parametry splátkových kalendářů, vymáhané příslušenství, dozajištění, ukončení inkasních postupů a předání k soudnímu inkasu.

• Zvažte požadovaný rozsah doplňkových služeb nesouvisejících přímo s inkasem pohledávky, např. přihlášení do insolvenčního či dědického řízení.

• Čím méně se v inkasní praxi orientujete, tím dříve po splatnosti předávejte pohledávky inkasní agentuře a dejte větší prostor ve výběrových kritériích ohodnocení komplexnosti a intenzity inkasních postupů navržených inkasní agenturou.

• Případně zvažte vícekolové výběrové řízení, kdy definice inkasních postupů vznikne z návrhů inkasních agentur v prvním kole, a teprve následně bude užší skupina inkasních agentur soutěžit cenou.

Etický kodex AIA (http://www.aiacz.cz/pravidla-a-stanovy/eticky-kodex/) vám může pomoci zorientovat se detailněji v úskalích jednotlivých inkasních úkonů.

Krok 2 – definice složek ceny za inkasní služby

• Hlavní složkou ceny je standardně provize z vymožené částky. Měsíční paušály, zálohy předem nebo provize z objemu tuzemských pohledávek předaných k mimosoudnímu inkasu jsou velmi neobvyklé a mohou naznačovat korupci při výběru inkasní agentury.

• Vedle inkasní provize z vymožených částek zvažte dodatečnou motivaci pro inkasní agenturu například ve formě bonusu při podstatném zvýšení vymahatelnosti proti minulosti, bonusu za zachování/rozplacení klienta, atd.

• Rovněž zvažte, zda některé úkony nehonorovat pevnou částkou za úkon (např. odeslání první upomínky).

Krok 3 – definice požadavků na IT řešení

• Při opakovaném předávání větších počtů inkasních případů stoupají nároky na automatizaci komunikace mezi vámi a externí inkasní agenturou. Formáty, četnost a rozsah výměny dat pro vás mohou významně ovlivnit náklady.

• Zohledněte, jakou formou vám inkasní agentura umožní sledovat/kontrolovat postup inkasa u jednotlivých pohledávek (náhled na zápisy komunikace s dlužníkem, …).

Krok 4 – vymezení potenciálních dodavatelů inkasních služeb

• Ověřte bonitu oslovovaných inkasních agentur například podle transparentního vlastnictví a finančních výkazů zveřejněných ve Sbírce listin dostupné přes Obchodní rejstřík na www.justice.cz .

• Ověřte dobrou pověst oslovovaných inkasních agentur například podle kauz zveřejněných v médiích, blogů stěžovatelů na internetu a podle upozornění na nekalé praktiky zveřejněných na http://www.aiacz.cz/aktualne/tiskove-zpravy/).

• Upozorněte oslovované inkasní agentury na váhu a význam ostatních výběrových kritérií, než je jen výše provize z vymožených částek.

Za komplexní zárukou solidnosti inkasní agentury můžete považovat její členství v AIA viz. http://www.aiacz.cz/seznam-clenu/ .

Krok 5 – vyhodnocení nabídek a výběr dodavatele inkasních služeb

• Vždy porovnávejte nabízenou cenu služeb s intenzitou inkasních úkonů a komplexností inkasních postupů.

• Zvažte vyžádání referencí od současných klientů inkasních agentury.

• Při významném zastoupení zahraničních dlužníků preferujte inkasní agentury s efektivním propojením na spolupracující zahraniční agentury.

• Při významném zastoupení cizojazyčných dlužníků preferujte inkasní agentury s náležitě jazykově vybavenými inkasními pracovníky.

• Při vysokých počtech předávaných inkasních případů se seznamte s IT řešením inkasní agentury, především s technickou vyspělostí jejího call-centra.